Politique de confidentialité

Responsable du traitement

HYDROS Association des Officiers de la Marine Marchande & des Diplômés de l’E.N.S.M., association loi 1901 créée en 1956 (RNA W751165234), siège 195 rue Saint-Jacques, 75005 Paris, est responsable des données traitées sur la plateforme HYDROS Alumni (hydros-alumni.fr).

VAIATA Dynamics SAS (SIREN 950 932 640, 19E chemin des Salettes, 83560 Rians) développe, héberge et maintient la plateforme pour le compte de l’association, en qualité de sous-traitant : elle n’utilise pas vos données pour ses propres besoins.

Données traitées

• Identité et coordonnées : nom, prénom, adresse email, téléphone et adresse si vous les renseignez.
• Parcours : formation à l’ENSM, promotion, diplômes, fonctions, employeurs, navires, photo et présentation de profil.
• Vie associative : adhésion, cotisations, inscriptions aux événements, commandes à la boutique, mentorat et parrainage, candidatures aux offres d’emploi, messages échangés avec d’autres membres, contributions aux Carrés et retours envoyés au bureau.
• Paiements : montant, objet et statut. Les données de carte ou de compte bancaire sont saisies chez Mollie et ne transitent pas par la plateforme.
• Données techniques : événements du serveur (connexions, envois d’emails, paiements), erreurs survenues dans le navigateur, type de navigateur, journaux du serveur web (adresse IP).

Finalités et bases légales

• Gérer votre adhésion, vos cotisations, vos inscriptions et vos commandes : exécution de votre adhésion ou de votre achat.
• Tenir l’annuaire des diplômés et faire vivre le réseau (annuaire, mentorat, parrainage, offres d’emploi, messagerie, actualités) : intérêt légitime de l’association, objet même de ses statuts.
• Vous envoyer les emails de service (connexion, confirmations, rappels de cotisation) et la lettre d’information de l’association : intérêt légitime ; vous pouvez vous désabonner de la lettre à tout moment depuis vos préférences ou le lien présent dans chaque email.
• Conserver les pièces comptables des paiements : obligation légale.
• Assurer la sécurité de la plateforme et corriger les erreurs : intérêt légitime.
• Publier les offres d’emploi de l’association sur sa page LinkedIn : cette publication ne contient aucune donnée personnelle de membre.

Visibilité de votre fiche

Lors de votre première connexion (étape « Visibilité »), vous choisissez qui voit votre fiche : les membres connectés, le public, ou personne en dehors de vous et du bureau. Pour changer ce choix, écrivez à l’association.

Destinataires

Vos données sont accessibles au bureau de l’association et à VAIATA Dynamics pour l’exploitation de la plateforme. Elles ne sont ni vendues ni louées. Les prestataires suivants interviennent :

• Hetzner Online GmbH (Allemagne) : hébergement des serveurs, dans l’Union européenne.
• Brevo (Sendinblue SAS, France) : envoi des emails.
• Mollie B.V. (Pays-Bas) : paiements en ligne, uniquement lorsque vous payez.
• YouTube (Google) : lecture des vidéos intégrées à certains articles, en mode sans cookie, uniquement lorsque vous ouvrez une page qui en contient.

Les retours adressés à l’équipe de la plateforme depuis le module de commentaires sont lus par l’équipe VAIATA, qui peut s’aider d’outils d’intelligence artificielle dont les serveurs peuvent se situer hors de l’Union européenne, dans le cadre des garanties prévues par le RGPD.

Durées de conservation

• Fiche de l’annuaire et compte : tant que l’association tient l’annuaire des diplômés, ou jusqu’à votre demande de suppression.
• Pièces liées aux paiements : 10 ans, comme l’exige le Code de commerce.
• Journaux d’événements de la plateforme : 90 jours.
• Journal des actions d’administration : 400 jours.
• Rapports d’import de données : 90 jours.
• Journaux du serveur web : 90 jours au plus.
• Sauvegardes : 35 jours au plus.

Cookies et stockage local

La plateforme n’utilise ni cookie publicitaire ni outil de mesure d’audience tiers. Elle dépose uniquement :

• un cookie de session, lorsque vous vous connectez (30 jours) ;
• un cookie de panier, lorsque vous ajoutez un article à la boutique (30 jours) ;
• des cookies techniques temporaires lors de la connexion d’un compte de paiement ou LinkedIn par un administrateur ;
• un identifiant aléatoire dans le stockage local du navigateur, qui relie entre eux les rapports d’erreurs techniques d’une même visite.

Vos droits

Vous pouvez accéder à vos données, les rectifier, les faire supprimer, en limiter le traitement, vous opposer à leur traitement et en demander la portabilité. La plupart des informations se modifient directement depuis votre profil et vos préférences. Pour toute autre demande, écrivez à associationhydros@gmail.com ; une réponse vous sera apportée sous un mois.

Si vous estimez que vos droits ne sont pas respectés, vous pouvez saisir la CNIL (www.cnil.fr).